Cash flow-ul explicat: de ce am profit însă prea puțini bani în conturi

Ce face ca afacerea ta să funcționeze? Ideea cu care ai pornit afacerea? Produsul tău special? Echipa ta nemaipomenită? 

Da, ai nevoie de toate acestea, dar este oare suficient? 

Afacerea ta, ca toate celelalte afaceri, este un organism viu. Și orice organism viu are nevoie de sânge pentru a funcționa.

În orice afacere banii sunt sângele acesteia. Ti-ai fi putut porni afacerea fără bani? Ai fi putut să pui în vânzare produsul tău special fără bani? Ai fi putut să-ți formezi și să-ți păstrezi echipa ta nemaipomenită fără bani?

Ar fi fost însă suficient doar să ai bani? Evident că nu: organismul trăiește doar atât timp cât sângele circulă prin el. Dacă apare un eveniment care face ca sângele să nu mai circule, organismul respectiv moare.

Esențial pentru viața organismului este însă și capacitatea acestuia de a genera  sânge   proaspăt. Din momentul în care nu mai are această capacitate, organismul se îmbolnăvește și apoi moare.

La fel este și în afaceri :) 

Orice afacere funcționează doar dacă se îndeplinesc cumulativ două condiții fundamentale:

1.  Banii circulă în interiorul afacerii

Dacă banii nu mai circulă, afacerea moare, chiar dacă sunt așteptate vânzări sau profituri viitoare!! Degeaba ai încheiat contracte care îți vor genera vânzări, de exemplu peste 6 luni și poate chiar profit la acel moment, dacă tu acum ești în blocaj pentru că nu ai bani suficienți în prezent pentru plățile curente! 

În fiecare afacere există un echilibru specific între valoarea stocurilor, banii încă aflați la clienți (sub formă de creanțe, facturi neachitate) și datoriile pe termen scurt (datorii comerciale și împrumuturi cu scadențe până în 1 an).

Acest echilibru, care face ca banii să se miște mai repede sau mai încet în interiorul afacerii,  este influențat în principal de:

2.  Se generează mai mulți bani decât se consumă

Aici avem o condiție adiacentă: să existe profit!

În lipsa unei profitabilități sustenabile, presiunea pusă pe cash devine acută. Iar în lipsa unei finanțări adecvate, devine imposibil ca afacerea să genereze mai mulți bani decât consumă.

 Afacerile au nevoie să planifice circulația banilor pentru a se asigura că banii care urmează să intre sunt mai mulți sau egali cu banii ce urmează să iasă.

Este în responsabilitatea antreprenorului să se asigure că se face planificarea circulației banilor ( a cash flow-ului) pentru a ști ce bani urmează să intre și când, ce plăți are de făcut și când, și cel mai important, să se asigure astfel că ceea ce urmează să intre este mai mare sau egal cu ce urmează să iasă.

Este critic pentru supravietuirea afacerii! Devine însă și mai critic în perioade de incertitudine economică ca cea din prezent, când afacerile nu se mai conduc ”aproape de la sine” cum se întâmplă cu multe afaceri în perioadele de creștere ale economiei.

Ce este așadar cash flow-ul? După cum îi spune și numele, este fluxul de bani care intră și ies din afacerea ta, într-o anumită perioadă de timp.

Ca antreprenor cu siguranță știi în orice moment câți bani ai în conturi. Ai și o imagine pentru cât vei vinde în luna care urmează, știi cam care sunt cheltuielile tale lunare și, prin urmare, ți-ai făcut o idee cam cât profit ar trebui să faci luna asta. 

Să presupunem că la finalul lunii constați că ai avut dreptate și chiar ai reușit să obții profitul estimat. Soldul tău de casă și bancă este însă departe de ce te așteptai. De ce s-a întâmplat asta?

Ei bine, am ajuns la momentul în care îți vei răspunde singur la întrebarea de la începutul acestui articol: De ce, deși am profit, în conturi nu prea am bani?

Profit. Prima sursă de bani pentru afacerea ta este profitul realizat în cursul lunii.  Într-o situație ideală, în care ai încasa toți banii din vânzări și ai plăti toate cheltuielile în cursul lunii, întreg profitul ar trebui să ți se adauge în cont sub formă de cash. De ce însă nu se întâmplă așa:

Creanțe. În realitate tu probabil încasezi în cursul lunii doar o parte din ce ai vândut. Restul se înregistrează sub formă de creanțe. Orice creștere a valorii creanțelor reprezintă cash mai puțin pentru tine acum = echivalează cu o ieșire de cash, micșorând valoarea translatată în cash a profitului.

Stocuri. Pentru a face vânzările respective, probabil ai plătit la începutul lunii o sumă de bani pentru a achiziționa marfă, materii prime, ambalaje, etc acestea intrând direct pe stoc.

Din valoarea de achiziție, doar partea inclusă în produsele vândute este recunoscută sub formă de cheltuială în luna respectivă. Diferența, rămâne pe stoc. Stocul tău la final de lună este mai mare decât la începutul lunii, adică ți-a crescut suma de bani imobilizată în stocuri = echivalează cu o ieșire de cash, micșorând valoarea translatată în cash a profitului.

Datorii curente. După ce ai achiziționat stocurile, din teama de a nu rămâne fără cash, ai decis să plătești doar o parte din facturile de cheltuială pe care le-ai primit în cursul lunii. Ceea ce nu ai plătit se acumulează în categoria de Datorii Curente unde ai: datoriile comerciale către Furnizori, Salariile neachitate, Tva de plată, și așa mai departe. Datoriile tale la final de lună sunt acum mai mari decât la începutul lunii. Astfel tu nu ai consumat prin plăți cash-ul aferent păstrându-l în firmă = echivalează cu o intrare de cash, mărind valoarea translatată în cash a profitului.

Datorii pe Termen Lung. Tot în cadrul acestei luni primești o finanțare din partea băncii, discutată cu ceva timp în urmă pentru investiții în utilaje. Aceasta este clar o infuzie de cash care însă îți crește valoarea Datoriilor pe Termen Lung.

În același timp este evident că orice rambursare a datoriilor este o utilizare de cash și diminuează soldul de numerar al firmei.

Active. Odată finanțarea primită, poți achiziționa acum utilajele de care aveai atâta nevoie. Suma platită va fi în totalitate o ieșire de cash pentru niște bunuri care vor intra pe amortizare. Astfel întreaga valoare achitată pentru utilaje iți va crește categoria de Active urmând să fie recunoscută cu titlu de cheltuială doar valoarea lunară a amortizarii (valoarea utilajului împărțită pe durata de utilizare recunoscută legal).

În imaginea de mai sus ai întreaga schemă, simplificată, a modului în care circulă banii înspre și dinspre firma ta.

Orice acțiune care are ca efect blocarea de cash (prin creșterea de creanțe, stocuri sau active) îți reduce suma de bani de care dispune firma ta.

=> De fiecare dată când îți pui problema că nu ai cash suficient, uită-te la zona încercuită cu roșu din imagine: aici sunt blocați banii tăi. Aceasta este prima zonă în care te poți uita atunci când ai nevoie de cash, orice reducere a acestor conturi înseamnă deblocare de cash, adică îți crește suma de bani de care firma ta va dispune.

=> Dacă însă nu ai valori semnificative în zona marcată cu roșu, și totuși nu ai suficient cash următoarea zonă către care te uiți este cea de profit: înseamnă că profitul generat este insuficient pentru a susține nivelul de cheltuieli pe care l-ai avut până acum. În lipsa unei strategii clare și care să poată fi rapid implementată pentru a-ți crește profitul, problemele de lichiditate se vor acutiza.

Odată înțeleasă acestă schemă, este necesară menținerea unui echilibru între toate aceste zone. Aceasta necesită atenția ta permanentă, pentru că banii nu stau, ei circulă zilnic între cadranele acestei scheme.

Dacă nu le acorzi atenție te poți trezi într-un timp destul de scurt că, deși tu crezi că ai o firmă profitabilă, activitatea îți este blocată din lipsă de cash.

Din păcate aceasta este cea mai mare problemă a antreprenorilor. Concentrați fiind pe creșterea vânzărilor, uită să acorde atenție managementului banilor, cei mai mulți ajungând din păcate până în punctul în care nu mai au ce să managerieze.

Odată însă ce ajungi să stăpânești procesul, tu vei fi în controlul lui si nu invers, iar viața ta de antreprenor va deveni mult mai ușoară.

Sunt la un click distanță dacă ai nevoie de mai multe detalii sau o discuție 1-1 despre cum să urmărești aceste informații în afacerea ta.

"Fă lucrurile să fie cât mai simple cu putință, dar nu la modul simplist" – Einstein

Cele bune,

Ioana Stan, CFA